Biuro rachunkowe czy własna księgowa? Co sprawdzi się lepiej?

Zakres obowiązków przedsiębiorcy będzie zależał oczywiście od skali prowadzonej działalności oraz od branży w jakiej działa, jednak bez względu na profil firmy część obowiązków trzeba będzie powierzyć innym. Księgowość, rozliczenia podatkowe, sprawy kadrowe, sprawozdawczość, prowadzenie i obieg dokumentów z reguły zleca się pod opiekę innej osoby.

Niemal każdy przedsiębiorca staje przed pytaniem co sprawdzi się lepiej - biuro rachunkowe czy własna księgowa?

Obie opcje mają swoje zalety i wady, dlatego zanim podejmie się decyzję warto, zastanowić się, która opcja będzie korzystniejsza dla naszej firmy.

Księgowa na etacie w naszej firmie z pewnością da nam trochę poczucia bezpieczeństwa i szybki dostęp do informacji księgowych , finansowych oraz stały dostęp do dokumentów firmowych. Księgowa będzie „na miejscu”, a ponieważ całą dokumentacją i rozliczeniami firmy zajmować się będzie jedna osoba, będzie jej łatwiej na bieżąco monitorować stan finansów. Własna księgowa będzie zajmować się dokumentami bez względu na ich ilość oraz będzie na bieżąco wspierać dział sprzedaży, pilnując aby wszystkie wystawiane faktury były zgodne z aktualnymi przepisami.

Własna księgowa to także większa dyspozycyjność i dostępność, ponieważ w godzinach pracy jest zawsze „pod ręką”. Z drugiej strony powierzenie księgowości jednej osobie generuje znaczne ryzyko. Jeśli księgowa zachoruje lub będzie przebywać na urlopie przedsiębiorca pozostanie bez opieki (np. w terminie rozliczeń podatkowych).

Zatrudnienie księgowej wiąże się także z dodatkowym etatem, a to przede wszystkim wysokie stałe comiesięczne koszty oraz spory koszt na starcie - wyposażenie stanowiska pracy w sprzęt oraz odpowiednie oprogramowanie to spory wydatek zwłaszcza dla początkującego przedsiębiorcy. Ilość pracy w firmie nie musi wymagać zatrudniania pełnoetatowego księgowego.

Dodatkowo zatrudnienie pracownika do prowadzenia księgowości to odpowiedzialność przedsiębiorcy za prowadzone rozliczenia i księgi finansowe. W przypadku błędów wynikających z nieznajomości przepisów czy braku podnoszenia kwalifikacji i śledzenia zmian prawnych przez księgową , to przedsiębiorca a nie księgowa ponosi skutki tych błędów ( finansowe i prawne).

Zlecenie obsługi księgowej naszej firmy zewnętrznemu podmiotowi rozwiązuje większość problemów. Za wyborem biura rachunkowego przemawiają przede wszystkim koszty - w przypadku prowadzenia księgowości uproszczonej jest to koszt kilkukrotnie niższy niż koszt samodzielnej księgowej. Poza niższym kosztem ważną zaletą wyboru biura rachunkowego jest reprezentacja przez nie firmy na zewnątrz. To pracownik biura będzie stawiał się osobiście, by wyjaśniać nieścisłości w ZUS , US czy innych instytucjach państwowych i sprawnie odpowie na wszystkie pytania związane z prowadzoną dokumentacją.

Każde biuro ma obowiązek posiadania ubezpieczenia OC, które pozwala ich kontrahentom dochodzić rekompensaty za ewentualne błędy. W przypadku własnej księgowej koszty tych błędów spadają na przedsiębiorcę. Dodatkowo biura zatrudniają kilku specjalistów, więc jeśli nawet nasz opiekun jest nieobecny i nie może zająć się sprawami naszej firmy będziemy mogli przedyskutować je z zastępcą, który tymczasowo pełni nad nami opiekę i pilnuje terminów rozliczeń. Coraz częstszą praktyką stosowaną w biurach jest sprawdzanie poprawności rozliczeń przez drugą osobę przed każdorazowym wysłaniem ich do ZUS czy US.

Pracownicy biur pracują także na renomę biura rachunkowego - nie mogą pozwolić sobie na braki w wiedzy czy błędy. Na bieżąco śledzą zmieniające się przepisy, biorą udział w szkoleniach i pogłębiają swoje kwalifikacje. Do wad takiego rozwiązania należy ograniczenie ilości dokumentów - koszt obsługi biura uzależniony jest od ilości dostarczanych faktur. Kolejnym jest trudniejszy dostęp do dokumentacji, która znajduje się poza naszą firmą. Na szczęście ten ostatni pojawia się coraz rzadziej - biura rachunkowe dostarczają klientom dostęp on-line do ich danych księgowych.

Biuro rachunkowe Rzeszów to także szeroka kadra o różnych specjalizacjach i kompetencjach, która stale poszerza i aktualizuje wiedzę. Biuro rachunkowe czy własna księgowa? Już łatwiej podjąć decyzję?