Dobry start gwarancją sukcesu, czyli dlaczego nie powinniśmy lekceważyć Onboardingu?

Coraz większa liczba pracodawców zaczyna przykładać dużą wagę do odpowiednio przeprowadzanej w swoich firmach rekrutacji. Dostosowanie jej poszczególnych etapów do oczekiwań i potrzeb kandydata oraz utrzymywanie stałego kontaktu z osobami aplikującymi przyczynia się do budowania pozytywnego wizerunku firmy. Informując zainteresowanych o postępach rekrutacji buduje się z nimi więź, wzbudza ich zaufanie i kreuje w ich oczach obraz dobrego, dbającego o interesy swojego zespołu, pracodawcę. W ten sposób nawet szczere powiadomienie o odrzuceniu kandydatury nie zaważy na wizerunku firmy, gdyż osoba ubiegająca się o stanowisko nie poczuje się zapomniana i nieważna. Co jednak z kandydatami, którzy pozytywnie przeszli proces rekrutacji i po podpisaniu umowy dołączą do grona pracowników? Czy wspieranie ich i utrzymywanie stałego kontaktu można zakończyć w momencie przyjęcia do pracy?

Rekrutacja sprawia, że kandydaci wyrabiają sobie o pracodawcy jakąś opinię i to przez jej pryzmat oceniają to w jaki sposób najprawdopodobniej podchodzi on do swoich pracowników, lecz to pierwsze dni w nowej pracy weryfikują dotychczasowe wyobrażenia. To od nich zależy to, czy świeżo zwerbowany członek zespołu na dłużej zwiąże swoją zawodową przyszłość z obecnym miejscem pracy. Aby zapewnić nowemu pracownikowi właściwy start warto zadbać o dobrze przeprowadzony onboarding, czyli przygotowanie osoby do efektywnego pełnienia swoich obowiązków i ułatwienie jej szybkiej aklimatyzacji do warunków panujących w firmie.

Pierwsze dni w nowych środowisku zazwyczaj nie należą do najłatwiejszych, a spędzone w stresie i niepewności mogą na stałe zaważyć na opinii pracownika i doprowadzić do tego, że postanowi on szybko zmienić miejsce pracy. Szczególnie osoby odznaczające się dużym potencjałem, swego rodzaju talenty, specjaliści w swojej dziedzinie, świadomi własnej wartości, nie pozostaną długo w miejscu, które już w początkowych chwilach pozostawiło po sobie dość nieprzyjemny posmak.

Na czym jednak polega właściwie przeprowadzony proces adaptacji świeżo upieczonego członka zespołu do warunków panujących w nowym miejscu pracy?

Pierwsze wrażenie, jakie firma wywrze na pracowniku jest kluczowe dla jego samopoczucia i efektywności jego pracy, dlatego sposób w jaki go przyjmiemy i wdrożymy w struktury przedsiębiorstwa może zaważyć nie tylko na jego zawodowych decyzjach, ale również i na sukcesie firmy. Dlatego też tak ważna jest inwestycja w profesjonalnie przeprowadzony onboarding, który sprawi, że pracownicy stawiający pierwsze kroki w nowej firmie już od samego początku poczują, że są jej pełnoprawnymi członkami. - podpowiada Bartosz Kucza, E-marketing Specialist w firmie Conture.

Właściwa adaptacja polega przede wszystkim na odpowiednim zapoznaniu nowej osoby z czterema niezwykle istotnymi obszarami. Pierwszą, podstawową niemalże rzeczą, którą powinno się przeprowadzić, jest zapoznanie pracownika z procedurami, w których skład wchodzi również tzw. „papierkowa robota”, czyli wypełnianie wszelkiego rodzaju niezbędnych dla firmy dokumentów. Aby nowy członek zespołu mógł od razu po wdrożeniu przystąpić bez zbędnych komplikacji do pracy należy również odpowiednio szybko dostarczyć mu niezbędne do wykonywania zadań narzędzia, takie jak hasła do komputerów, Internetu, adres e-mail i wszelkiego rodzaju loginy oraz kody dostępu. Jest to absolutna podstawa, o której nie wolno zapominać. Dla dotychczasowej kadry nagła zmiana haseł lub inne tego typu, niespodziewane działania mogą nie być niczym uciążliwym, jednak nowa osoba, nieobeznana jeszcze w procedurach, z pewnością poczuje się nie tylko niepewnie, ale będzie miała również, może i mylne, ale jednak, przeświadczenie o tym, iż została w pewien sposób wykluczona.

Drugim obszarem są obowiązki pracownika. Oczywiście zostaje on zazwyczaj poinformowany o nich już w trakcie rekrutacji, jednak dokładne dookreślenie zadań i celów ułatwia pracę i pozwala skoncentrować się w pierwszej kolejności na najbardziej kluczowych, niecierpiących zwłoki czynnościach. Pracownik, który wie co powinien robić, i który nie musi pytać i prosić innych członków zespołu o pomoc i radę czuje się o wiele pewniej i może efektywniej wykonywać powierzone mu zadania. Aby nowa osoba w gronie czuła się od samego początku częścią firmy trzeba ją również zapoznać z nieformalnymi zasadami w niej panującymi – tym w jaki sposób odnoszą się do siebie współpracownicy, do kogo można się zwracać z problemem, w jaki sposób raportować osiągnięcia itd. Ponadto warto zadbać o prawidłową integrację z innymi członkami zespołu. Można w tym celu zorganizować spotkanie powitalne, na którym pracownik pozna swoich nowych kolegów i będzie miał szansę porozmawiać z nimi niejako poza sferą zawodową.

Onboarding służy jednak nie tylko do tego, by zaoszczędzić stresu nowemu pracownikowi, to również duże udogodnienie dla firm. Dzięki właściwemu i efektywnemu wdrożeniu członka zespołu uzyskuje się szybsze rezultaty wykonywanych przez niego zadań, zmniejsza się ryzyko popełnienia przez niego błędu i poprawia się prace wewnątrz zespołu. Poprawne przeprowadzenie onboardingu nie jest jednak proste i wymaga od pracodawcy wczucia się w rolę i położenie nowoprzybyłego pracownika. Żeby postępować zgodnie z założeniami onboardingu i odpowiednio skupić się na wszystkich czterech obszarach warto stworzyć podręcznik zawierający wszystkie istotne informacje o miejscu pracy, zasadach w nim panujących, kulturze organizacji, procedurach i ramowym harmonogramie działania. Będąc członkiem zespołu lub pracodawcą czasami trudno jest spojrzeć na firmę oczami nowego pracownika, dlatego łatwo jest przeoczyć jakąś, z pozoru mało istotną, kwestię, która może okazać się kluczowa dla dobrego samopoczucia nowej osoby. Warto więc przygotowanie takiego podręcznika zlecić zewnętrznej agencji, która na podstawie wypełnionego kwestionariusz sporządzi materiały niezbędne do prawidłowego przeprowadzania onboardingu. Tego typu program wdrożeniowy pozwoli na kompleksową adaptację nowych członków zespołu i będzie stanowić uniwersalną metodę, którą można zastosować również w przypadku kolejnych rekrutacji. Podręcznik będzie również ogólnie dostępny dla wszystkich pracowników, którzy  zawsze w razie wątpliwości mogą po niego sięgnąć i zapoznać się z procedurami funkcjonującymi w firmie. Agencje oferujące tego typu produkty starają się zawsze jak najlepiej zapoznać się z firmą zlecającą wykonanie tego typu podręcznika, aby był on w pełni zgodny z polityką firmy oraz stanowił zrozumiały dla każdego członka kadry przewodnik.

Dbając o odpowiedni start swoich pracowników wpływa się pozytywnie na wizerunek marki i buduje się jej sukces. W końcu o firmie świadczy to, jak oceniają ją osoby, które w niej pracują.

Źródła:

https://www.process.st

http://osobyzasoby.pl