Co do zasady, dla każdej nieruchomości prowadzona jest księga wieczysta, niezależnie od tego, jakie zmiany występują w osobie właściciela nieruchomości. W założeniu, księga wieczysta powinna zostać założona dla każdej nieruchomości w kraju, jednak jest to trudne do osiągnięcia.

W przeszłości księgi wieczyste były wyłącznie papierowym zbiorem informacji o nieruchomościach. Obecnie w formie papierowej występują jedynie tzw. księgi dawne - założone przed 1.01.1947, do których nie wprowadzono później żadnych zmian.

Dzisiaj funkcjonują one głównie w systemie teleinformatycznym, gdzie na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, każdy jest w stanie zapoznać się z podstawowymi danymi dotyczącymi danej nieruchomości. Nie można odnaleźć w nim księgi wieczystej po adresie, czy też odnaleźć księgę wieczystą po numerze działki. W celu odnalezienia danej księgi wieczystej osoba zainteresowana powinna znać jej numer. Niezależnie od tego, wszystkie wnioski i dokumenty związane z księgą wieczystą, jak na przykład wnioski o wpis, znajdują się w sądach rejonowych właściwych dla miejsca położenia nieruchomości w formie papierowej.

Księga wieczysta to zbiór danych. Dane zawarte w księdze są podzielone na działy. I tak księga wieczysta stanowi zbiór danych o samej nieruchomości – w jej dziale I, danych o właścicielach nieruchomości (dział II), a także o prawach i roszczeniach związanych z nieruchomością (dział III), a także w dziale IV księgi wieczystej o hipotekach ustanowionych na nieruchomości.

Księgi wieczystej nie należy mylić z katastrem nieruchomości (ewidencja gruntów i budynków), czy geoportalem. Są one prowadzone przez inne organy i mają za zadanie spełniać inne funkcje. Najczęściej dane tam zawarte stanowią podstawy oznaczenia nieruchomości w księdze wieczystej, a więc te dane są tylko jej częścią.

Z uwagi na wielość, szczegółowość, jak i pewność prawną danych zawartych w księgach wieczystych, stanowią one podstawowe narzędzie przydatne w obrocie nieruchomościami. Każdy, kto planuje nabyć nieruchomość może i powinien zapoznać się z jej stanem prawnym poprzez wgląd do treści księgi w systemie teleinformatycznym.